7 Tips Menulis Email Secara Professional

7 Tips Menulis Email Secara Professional

Jika kalian ingin menjadi pekerja professional, menulis email atau surat elektronik adalah kegiatan yang pastinya sudah biasa kalian lakukan.

Maka dari itu, kamu harus tau cara menulis email untuk menunjukkan seberapa professional diri kamu. Biasanya, orang akan melihat dari berbagai sudut pandang seperti kalimat yang baik dan lainnya.

Berikut adalah bagaimana cara menulis email agar terlihat professional

  1. Pakailah Alamat Email Professional

Hal pertama untuk menunjukkan seberapa professional kamu adalah alamat email yang sedang kamu gunakan. Memang sudah banyak perusahaan yang menyediakan alamat email untuk semua pegawai dengan custom domain. Tetapi, ada juga perusahaan yang belum menyediakan alamat email tersebut. Untuk kamu yang belum atau tidak disediakan alamat email oleh perusahaan, kamu tetap harus membuat email terlihat professional.

Yang dimaksud professional disini yaitu kamu tidak menggunakan alamat email yang ribet atau menggunakan nama samaran. Harus menggunakan username sesuai dengan nama lengkapmu dan bukan nama panggilan atau nama akrab. Dikarenakan, bila kamu menggunakan nama akrab atau panggilan akan membingungkan penerima email dan menunjukkan tidak profesionalnya kamu.

  1. Subjek yang Ditulis Harus Sesuai

Hal lain yang harus kamu perhatikan dalam menulis email yaitu subjek email. Kamu harus menulis email yang sesuai dengan subjek yang ingin kalian kirim. Karena, subjek atau judul email akan dilihat pertama kali oleh si penerima, jika terdapat perbedaan subjek dengan isi akan menimbulkan persepsi yang salah dan akan membingungkan penerima email tersebut. Cukup dengan menulis subjek yang singkat, namun tetap deskriptif dan menggunakan bahasa yang menarik.

  1. Tata Bahasa Yang Baik Dan Benar

7 tips menulis email secara profesional

Jika ingin terlihat professional dalam menulis email, maka kamu harus memperhatikan tata bahasa yang kamu gunakan. Harus menggunakan tata bahasa yang baik dan mudah dipahami, agar penerima email mudah mengerti apa yang ingin kamu sampaikan.

Lebih dari itu, tata bahasamu bisa menunjukkan karaktermu loh serta tingkat kepandaian dan seberapa professional dirimu.

  1. Hindari Bahasa Yang Tidak Kamu Kuasai

Jangan lah kamu menulis email dengan bahasa yang tak sepenuhnya kamu kuasai hanya agar terlihat keren. Seperti halnya kamu menulis email menggunakan bahasa inggris tetapi kamu tidak bisa membedakan bahasa inggris formal dan non formal. Hal itu bisa menyebabkan reputasi kamu menurun dan tidak professional.

  1. Selalu Mengucapkan Salam

Ketika kalian ingin menjadi seseorang yang professional, maka kalian harus membiasakan diri memulai menulis email dengan menggunakan salam atau sapaan, misalnya selamat pagi atau memakai “Yang Terhormat”. Hal itu bertujuan agar pembaca merasa di khususkan dan kamu menghormatinya. Dan jangan lupa untuk memberikan salam pada bagian akhir email kamu.

  1. Sebaiknya Periksa Ulang Email Anda Sebelum Dikirim

Terkadang, salah ketik menjadi sebuah persoalan tersendiri. Karena hal tersebut sangat berpengaruh dalam urusan pekerjaan dan profesionalitas kamu. Meski dianggap hal sepele, tetapi itu tidak berlaku dalam urusan bisnis. Jadi, sebelum kamu mengirimkan email tersebut harus dipastikan kembali kalimat atau susunan huruf sudah benar dan tidak ada salah ketik agar pesan yang ingin kamu sampaikan bisa dicerna dengan baik oleh si penerima.

  1. Menggunakan Signature Block Pada Setiap Email

Jika semua hal diatas sudah kamu lakukan, sebaiknya kamu juga melengkapi email kamu dengan signature block. Hal ini penting untuk menandakan identitas kamu yang valid dan bisa meningkatkan profesionalitas kamu.

Misalnya, dengan menambahkan keterangan diri yang terdiri dari nama lengkap, nama perusahaan, jabatan, alamat kantor, nomor telepon pada signature block kamu.

Sudah paham kan, semoga kalian semua bisa menjadi seseorang yang professional dalam melakukan berbagai hal, khususnya dalam menulis email. Karena dalam dunia bisnis menulis email adalah salah satu kunci untuk mengembangkan bisnis kamu atau perusahaan tempat kamu bekerja.

Next article Cara Mengubah Smartphone Menjadi Mouse Komputer